SOP ( Standart Operating Prosedure)

  Assalamu’alaikum sobat IT kembali lagi di blog saya yang mana selalu mengupdate kegiatan saya di BLC dan pada hari ini adalah sebulan pertama maka saya akan memahami tentang softskill terleebih dahulu sebelum saya menginjak ke teknis karena di dunia kerja yang dipentingkan adalah softskill kita daripada hardskill.

   Untuk softskill yang pertama saya akan memahami SOP (Standart Operating Prosedure) yang akan saya bahas pada kali ini mari di simak para sobat IT.Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis Anda memerlukan prosedur operasi standar :

• Mereka menghemat waktu dan uang

   Ketika tugas yang sama diselesaikan dengan berbagai cara, akan selalu lebih lama untuk                  diselesaikan. Memiliki prosedur operasi standar di tempat mempersingkat proses sehingga                  karyawan dapat mencapai lebih banyak dalam waktu lebih sedikit.

• Mereka memberikan konsistensi

   Memiliki prosedur operasi standar yang berlaku memastikan bahwa terlepas dari siapa yang bekerja, proses bisnis diselesaikan dengan cara yang benar.

• Mereka meningkatkan komunikasi

   Prosedur operasi standar membuat pekerjaan karyawan Anda lebih mudah karena mereka tidak lagi harus menebak bagaimana mereka harus melakukan pekerjaan mereka. Dan mereka tidak harus mencoba memutar otak mereka untuk mengingat apa yang Anda katakan kepada mereka ketika mereka pertama kali dipekerjakan.

• Mereka memungkinkan Anda untuk meminta pertanggungjawaban karyawan Anda

   Bagaimana Anda dapat mengevaluasi karyawan Anda jika Anda tidak memiliki standar tertulis? Tanpa prosedur operasi standar, evaluasi karyawan menjadi masalah pendapat pribadi, yang hampir tidak adil bagi karyawan Anda.

• Mereka menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman

   Ketika karyawan melakukan tugas yang sama dengan cara yang sama sekali berbeda, itu tidak hanya tidak efisien itu sebenarnya merupakan kewajiban bagi bisnis Anda. Prosedur operasi standar memastikan bahwa karyawan menjalankan fungsi pekerjaan mereka dengan aman dan konsisten.
Sekarang Anda tahu apa prosedur operasi standar dan mengapa Anda membutuhkannya. Namun, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa membuat sendiri. Prosedur operasi standar memerlukan banyak perencanaan dan persiapan sebelum Anda bahkan dapat mulai menulis dokumen.

Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti ketika membuat prosedur operasi standar Anda sendiri:

• Kembangkan daftar proses bisnis Anda

   Untuk memulai, mintalah manajer berbicara dengan karyawan Anda tentang tugas yang mereka lakukan dalam pekerjaan mereka setiap hari. Ini akan memungkinkan mereka untuk mulai membuat daftar terperinci dari proses yang membutuhkan prosedur operasi standar.

   Dari sana, Anda dapat meninjau daftar dengan manajer Anda dan mencari redudansi apa pun. Daftar ini akan berfungsi sebagai titik awal untuk membuat prosedur operasi standar Anda.

• Rencanakan prosesnya

   Pada langkah ini, Anda perlu menentukan format untuk proses Anda. Apakah Anda ingin menjadi panduan langkah-demi-langkah atau diagram alur kerja ? Dari sana Anda dapat membuat templat. Anda juga perlu memutuskan bagaimana prosedur operasi standar Anda akan terlihat oleh karyawan Anda. Apakah Anda akan memiliki salinan tertulis yang diposting atau akan tersedia secara daring?

• Bicara dengan karyawan

   Sekarang setelah Anda memiliki daftar proses dan Anda telah membuat templat Anda, Anda perlu berbicara dengan karyawan Anda. Ini penting karena Anda tidak dapat sepenuhnya memahami proses kecuali Anda telah berbicara dengan orang-orang yang benar-benar melakukannya setiap hari. Hanya berbicara dengan manajemen saja tidak cukup.

• Tulis dan tinjau prosesnya

   Setelah Anda berbicara dengan karyawan Anda, segera tambahkan catatan Anda ke templat. Dari sana Anda dapat meninjau prosedur operasi standar Anda sekali lagi dengan karyawan dan mendapatkan masukan dari manajer Anda. Anda juga harus menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas pengawasan dan pemeliharaan prosedur operasi standar.

   Ingatlah bahwa semua prosedur operasi standar Anda harus membaca dengan cara yang sama sambil masih menggambarkan dengan jelas fungsi masing-masing bidang bisnis Anda.

• Pertahankan prosesnya

   Pekerjaan Anda belum selesai setelah prosedur operasi standar ditulis! Agar tetap relevan dan berguna, Anda harus memelihara dan memperbaruinya setidaknya sekali setahun.

   Prosedur operasi standar tertulis tidak hanya membuat karyawan Anda tahu bagaimana mereka seharusnya melakukan pekerjaan mereka, itu membuat mereka tahu mengapa. Ketika Anda menjelaskan kepada karyawan mengapa tugas dilakukan dengan cara tertentu, mereka akan cenderung menyelesaikannya.

   Prosedur operasi standar memakan waktu lama untuk dibuat pada awalnya tetapi manfaatnya sepadan. Dan mereka akan menghemat banyak waktu dan frustrasi di jalan.

   Kesimpulannnya adalah Prosedur operasi standar merupakan rincian, instruksi tertulis tentang cara melakukan kegiatan bisnis rutin. Mereka mudah dibaca dan mereka menjelaskan setiap detail dari proses yang dijelaskan. Penting untuk diingat bahwa prosedur operasi standar yang baik tidak fokus pada apa yang perlu dilakukan tetapi bagaimana hal itu harus dilakukan. Prosedur operasi standar adalah alat yang efektif yang harus dimiliki setiap bisnis.

   Prosedur operasi standar akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis Anda dan membantu Anda memutuskan bagaimana untuk maju. Mereka akan memastikan bahwa semua karyawan melakukan proses bisnis dengan cara yang sama.

   Memiliki prosedur operasi standar yang berlaku juga akan memberi Anda opsi untuk meningkatkan skala bisnis Anda dengan lebih cepat. Ini karena prosedur operasi standar memudahkan untuk mereplikasi proses ini di seluruh organisasi Anda.

   Cukup sekian yang dapat saya bagikan pada artkel pada hari ini mohon ma’af apabila masih banyak kekurangan saya akhiri wabillahi taufiq wal hidayah .

Wassalamu’alaikum

Share this post